总99期
2016.12 总第99期
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这样跟上司提建议更有效
文/Celia

与上司沟通是很多职场人觉得头疼的事,而更让人头疼的是给上司提建议或意见。如何做才能更好地让上司接受我们的建议,从而获得他们的支持呢?这里有一些小技巧分享给大家。

一、选择适当的时机与场合

首先是注意和上司沟通时机的选择。领导每天要考虑的问题很多,所以我们就要根据自己所要反映的问题重要与否选择合适的时机。假如不是特别紧急重要的事情,就不要在他正埋头处理事务的时候打扰他。这里尤其要注意时间段的选择。比如,刚上班时,上司会因事情多而繁忙,快下班时,上司又会疲倦心烦,显然这些都不是合适的沟通时机。那么,什么时候沟通合适呢?根据研究,上午10点左右,上司刚处理完清晨的业务,有如释重负的感觉,同时在进行本日的工作安排,如果适时地以委婉的方式提出意见,会比较容易引起上司的思考和重视。而另一个时间段是午休结束后的半小时,上司经过休息,可能会有更好的体力与精力,较容易听进别人的建议。而在上司度假前后或者心烦意乱时,都不是找他的合适时机。

其次,沟通的场合选择。与上司沟通应多选择非正式场合,少选择正式场合,尽量私下交谈,避免公开提意见。这样不仅能给自己留下回旋余地,也有利于维护上司的尊严,不至于使其陷入被动与难堪。所以,作为下属,在向上司“进谏”时,切莫忘记这一点。根据研究,领导的办公室和会议室沟通的效果最差,因为太正式太严肃了。

二、多引水,少开渠,让上司自己做决策

戴尔·卡耐基曾说:“如果你仅仅提出建议,而让别人去得出结论,让他觉得这个想法是他自己的,不是更聪明吗?”实践也表明,人们对于自己得出的看法,往往比别人强加给他的看法更加坚信不疑。

“多引水,少开渠”的意思是说对上司“进谏”,要用引导、试探、征询意见的方式,向上司讲明情况,水到渠成地做出你想要的决策,而不要直接去点破上司的错误所在或越俎代庖地替上司做出你所谓的正确决策。有一个故事《李秘书到底哪里做错了》这样描绘了一个职场故事:

“糟了!”王经理叫道,“那家便宜的东西,根本不合规格,还是原来陈老板的好。可是我上周还写信臭骂他,我要亲自打电话过去道歉。”

秘书李小姐一笑,说:“不用了!告诉您,那封信我根本没寄出去。”

 “哦·····”王经理如释重负。但是他很快又问:“我当时不是要你立即发出去的吗?”

“是啊!但我猜您会后悔,所以压下来了。”李小姐笑着说。

王经理说,“可我叫你发,你怎么能压?那么最近让你发到南方的几封信,你也压了?”

“我没压。”李秘书高兴地说,“我知道什么该发,什么不该发。”

“是你做主,还是我做主?”王经理生气了。

李秘书明明帮了经理的忙,使其避免陷于麻烦,为什么还惹得经理大怒呢?其实说到底是不懂与上司意见不同时的沟通艺术。作为一个聪明的下属,应该想办法使自己的看法变成上司的看法,做好引导工作,提出建议、提供资料,其中蕴涵的结论,由上司定夺,切不可强加给上司,更加不能自作主张,替上司做决定,到头来只会聪明反被聪明误。

三、提问题同时提方案,让上司在多项方案中做选择

上司一般都痛恨那种有问题并将问题推给他来回答,而不是带来解决方案的行为。所以无论与上司商量什么事,切记不要出问答题,而应该提供选择题。比如遇到问题需要领导参与会议解决时,千万不要问领导要不要一起开会,因为那样问,领导可能说:“今天没空,再说好了。”那可能就没下文了。但如果问领导:“您看明天下午开会怎么样?”“明天下午我有客户。”“那后天下午呢?”“后天下午有安排。”“后天上午十点半以后呢?”“可以。”这样答案很快就出来了。所以,不能给上司出问答题,而选择题效果就好一些,因为领导太忙,问答题会让领导三心二意,心不在焉,问题得不到解决。

不仅要做选择,最好的办法让是让上司在多项方案中做选择,而不是只能面对一项方案选择“同意”还是“不同意”,这样会让上司感到非常舒服,是一种高明的提建议技巧。

四、咨询与数据要有说服力

对于改进工作的建议,如果只凭嘴说,是没有太大说服力的。但如果事先收集整理好相关数据和资料,做成书面材料,借助视觉力量,就会加强说服力,上司也更容易接受。比较下面两组说法:

A经理:关于在深圳设立分厂的方案,我们已经详细论证了它的可行性,大概3-5年就可以收回成本,然后就可以盈利了。请董事们一定考虑我们的提议。

B经理:关于在深圳设立分厂的方案,我们已经会同账务、销售、后勤部门详细论证了它的可行性。根据财务报告显示,该方案在投资后的第28个月账务净现金流由负值转为正值,预示着该项目投资将从第三年开始盈利,经测算,该方案的投资回收期为4-6年。从社会经济评估报告上显示,该方案还可以拉动与我们相关的下游产业的发展。这有可能为我们将来的企业前、后向一体化方案提供有益的借鉴。与该方案有关的可行性分析报告我已经带来了,请董事长审阅。

显然B的更有说服力。所以向上司提建议时,只有摆出该方案的利与弊,用各种数据、事实逐项证明,才能让上司不认为你头脑发热、主观臆断的嫌疑。

身在职场,工作能否顺利开展,事业能否成功,与同上司的成功沟通与否密不可分。以上技巧,希望与大家共勉。

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